Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

Để thu thập và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Ủy ban nhân dân huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai các nội dung sau:
. Chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Công chức, viên chức thực hiện rà soát, hoàn chỉnh hồ sơ (cập nhập đầy đủ văn bản, tài liệu vào hồ sơ; thời hạn bảo quản hồ sơ và các trường thông tin hồ sơ) và kết thúc (đóng) hồ sơ trên Hệ thống Văn phòng điện tử (Idesk) đối với các công việc đã giải quyết xong.
- Thống kê Mục lục hồ sơ (theo năm hình thành hồ sơ) và thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cơ quan.
2. Chỉ đạo công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cơ quan Thực hiện đăng nhập vào Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cơ quan (do Sở Khoa học và Công nghệ cung cấp tài khoản); kiểm tra hồ sơ nộp lưu của công chức, viên chức trên Hệ thống:
- Trường hợp hồ sơ nộp lưu hoàn chỉnh và đảm bảo theo quy định, thực hiện tiếp nhận hồ sơ nộp lưu trên hệ thống theo Mục lục hồ sơ; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
- Trường hợp hồ sơ nộp lưu chưa đầy đủ và đảm bảo theo quy định, Lưu trữ cơ quan từ chối tiếp nhận và thông báo cho công chức, viên chức hoàn chỉnh hồ sơ để thực hiện nộp lưu theo thời hạn quy định.
3. Việc nộp lưu, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giữa công chức, viên chức các đơn vị và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cơ quan phải thực hiện bằng biên bản.
4. Quy trình thực hiện nộp lưu, tiếp nhận hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo sơ đồ hướng dẫn ban hành kèm theo Công văn số 70/STTTTCN&BCVT ngày 14/3/2025 của Sở Khoa học và Công nghệ về việc triển khai hệ thống lưu trữ cơ quan.